Tripletex – Projektsynkronisering

Tripletex – Projektsynkronisering

Tripletex – Projektsynkronisering exporterar projekt från Telaris till Tripletex och håller projektinformation uppdaterad mellan systemen.

Modulen används för att säkerställa att projekt finns i Tripletex för fakturering, lön, bokföring och rapportering.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Tripletex – Projektsynkronisering
• Tripletex – Projektsynkronisering – Introduktion och inställning
• Tripletex – Projektsynkronisering – Genomgång av projektsynk
  • Hur projekt identifieras
  • Automatiskt skapande och uppdatering
  • Fält som synkroniseras
  • Internt och externt läge
  • Projekt och bokföringsexport
• Tripletex – Projektsynkronisering – Felsökning

Tripletex – Projektsynkronisering – Introduktion och inställning

Projektsynkronisering används när projekt skapas och underhålls i Telaris men också ska finnas i Tripletex.

Synkroniseringen går endast åt ett håll:Telaris → Tripletex.

Projekt skapas och uppdateras från Telaris. Ändringar som görs direkt i Tripletex importeras inte tillbaka till Telaris.

För att använda modulen måste följande vara på plats:

• Tripletex API-integrationen måste vara aktiv och installerad

• Module: Projectsync måste vara aktiverad

• Objekttypen i Telaris måste ha «Is Project» aktiverad

• Anställda och avdelningar bör vara synkroniserade mot Tripletex

Projektsynkronisering används tillsammans med:

• Tripletex – Bokföring

• Tripletex – Löneexport (Valfritt)

• Ordermodulen

Tips: Projekt bör alltid skapas i Telaris först. Att skapa dem direkt i Tripletex kan leda till dubbletter eftersom systemet inte matchar befintliga projekt automatiskt.

Tripletex – Projektsynkronisering – Genomgång av projektsynk

Projekt exporteras automatiskt från Telaris till Tripletex när de sparas, uppdateras eller refereras från order eller faktura.

Typiskt arbetsflöde:

1. Projekt skapas i Telaris

2. Projektet exporteras till Tripletex

3. Projektet får en integrationsreferens mellan systemen

4. Ändringar i projektet synkroniseras vidare till Tripletex

5. Fakturor, verifikat och lön kan kopplas till projektet i Tripletex

När projektsynkronisering är aktiv kan projekt inkluderas automatiskt på fakturor, verifikat och lönetransaktioner som exporteras till Tripletex.

Hur projekt identifieras

Projekt i Telaris är objekt (Tags/individ) där objekttypen har kryssrutanIs Projectaktiverad.

Endast objekt med denna inställning behandlas som projekt vid synkronisering till Tripletex.

För att konfigurera detta:

• Öppna objekttypen i Telaris

• Aktivera «Is Project»

• Spara

Objekt utan denna inställning exporteras inte som projekt.

OBS: Projekt som redan finns i Tripletex kopplas inte automatiskt mot projekt i Telaris.

Automatiskt skapande och uppdatering

Projekt exporteras till Tripletex på två sätt:

• Vid sparning:befintliga projekt uppdateras när de sparas i Telaris

• Vid referens:projekt skapas automatiskt när de används på order eller faktura

När ett projekt redan är kopplat till Tripletex jämför systemet lokala och externa fält och skickar endast ändrade värden.

Om projektet inte finns i Tripletex skapas det automatiskt.

Ordermodulen kan också utlösa projektskapande automatiskt när en order är kopplad till ett projekt.

Tips: Projekt behöver inte exporteras manuellt. Systemet försöker automatiskt skapa projekt vid första användningen.

Fält som synkroniseras

Följande projektinformation synkroniseras mellan Telaris och Tripletex:

• Projektnummer

• Projektnamn

• Beskrivning

• Kommentar

• Startdatum

• Slutdatum

• Projektansvarig

• Avdelning

• Kund

Fältmappningen mellan systemen är förskjuten:

• Namnet i Telaris används som projektnummer i Tripletex

• Beskrivningen i Telaris används som projektnamn i Tripletex
  
  

Detta är avsiktligt eftersom projektnumret lagras i namnfältet i Telaris.

Vid export av projektansvarig används en fallback om den ansvariga inte finns i Tripletex:

1. Projektets ansvariga

2. Integrationens ansvariga

3. API-token-ägaren

OBS: Ändringar som görs direkt i Tripletex synkroniseras inte tillbaka till Telaris.

Internt och externt läge

Projekt kan exporteras som interna eller externa projekt i Tripletex.

Detta styrs av inställningenExport Modei Tripletex-integrationen.

Möjliga lägen:

• Intern:används för interna kostnadsprojekt

• Extern:används för kundprojekt och fakturerbara projekt
  
  

Läget används endast vid den första exporten av projektet.

Befintliga projekt behåller sitt ursprungliga läge även om inställningen senare ändras.

OBS: Export Mode påverkar endast nya projekt. Befintliga projekt uppdateras inte automatiskt från internt till externt eller tvärtom.

Projekt och bokföringsexport

När projektsynkronisering är aktiv kan projekt inkluderas automatiskt på:

• Fakturor

• Verifikat

• Lönetransaktioner
  
  

Vid bokföringsexport påverkar en licens i Telaris hur projekt hanteras:

• Med licens:projekt skapas automatiskt vid verifikatexport

• Utan licens:endast befintliga projektkopplingar används
  
  

Telaris måste aktivera licensen, görs ofta i uppstartsfasen

Tips: Använd projektsynkronisering tillsammans med bokföringsexport och löneexport för full projektspårning i Tripletex.

Tripletex – Projektsynkronisering – Felsökning

Vanliga problem med projektsynkronisering beror oftast på en saknad projektkoppling, projekt som redan finns i Tripletex, eller saknad projektkonfiguration i Telaris.

Vanliga fel:

• «Project is not found or deleted»– projektet finns inte eller är raderat i Telaris.

• «Export Project Error»– projektet kunde inte skapas i Tripletex. Vanliga orsaker är ett dubblettprojektnummer eller ett saknat obligatoriskt fält.

Kontrollera alltid:

• Att Module: Projectsync är aktiverad

• Att objekttypen har «Is Project» aktiverad

• Att projektet finns i Telaris

• Att projektansvarig är kopplad till Tripletex

• Att projektet inte redan finns i Tripletex med samma nummer

Kända begränsningar:

• Projekt synkroniseras endast åt ett håll (Telaris → Tripletex)

• Det finns ingen import av projekt från Tripletex

• Befintliga Tripletex-projekt kopplas inte automatiskt

• Dubbletter kan uppstå om samma projekt skapas på båda ställena

• Projektbudgetar och projektuppgifter synkroniseras inte

OBS: Projektsynkronisering ersätter inte projektstyrningen i Tripletex. Modulen ser endast till att projektinformation exporteras och kan användas i övriga Tripletex-moduler.