Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande

Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande

Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande låter användare attestera leverantörsfakturor från Tripletex direkt i Telaris.

Modulen importerar leverantörsfakturor, skapar attesteringsuppgifter, visar faktura-PDF och skickar godkännande, avvisning eller vidarebefordran tillbaka till Tripletex.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande
• Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande – Introduktion och inställning
• Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande – Genomgång av attesteringsflödet
  • Import av leverantörsfakturor
  • Attesteringsuppgifter i Telaris
  • Godkänn, avvisa eller vidarebefordra
  • PDF-visning och tidslinje
  • Koppling mot inköpsorder
• Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande – Felsökning och vanliga fel

Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande – Introduktion och inställning

Leverantörsfakturagodkännande används när leverantörsfakturor registreras i Tripletex men ska attesteras av användare som arbetar i Telaris.

Attestering innebär att kontrollera och bekräfta att en leverantörsfaktura är korrekt innan den går vidare till betalning. Detta kan till exempel vara kontroll av leverans, belopp, kontering, projekt eller inköpsorder.

I Telaris används begreppet attestering om hela processen. I attesteringsdialogen väljer användaren mellan åtgärdernaGodkänn,AvvisaellerLägg till mottagare.

För att modulen ska fungera måste följande vara på plats:

• Tripletex API-integrationen måste vara aktiv och installerad

• Module: Invoice Approval måste vara aktiverad i Tripletex API-integrationen

• Leverantörer måste vara synkroniserade mellan Telaris och Tripletex

• Attestanter måste vara kopplade mellan personal i Telaris och anställda i Tripletex

• Attesteringsflödet måste vara konfigurerat i Tripletex
  
  
  
  

Tips: Attesteringsflödet styrs i Tripletex. Telaris visar och behandlar uppgifterna men bestämmer inte vem som ska attestera eller i vilken ordning.

Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande – Genomgång av attesteringsflödet

När en leverantörsfaktura läggs till för attestering i Tripletex importeras den automatiskt till Telaris. Där skapas attesteringsuppgifter för användarna som ska behandla fakturan.

Typiskt flöde:

1. Leverantörsfaktura registreras i Tripletex

2. Fakturan läggs till för attestering i Tripletex

3. Tripletex skickar en webhook till Telaris

4. Telaris importerar fakturan och skapar attesteringsuppgifter

5. Attestanten öppnar uppgiften i Telaris

6. Attestanten kontrollerar fakturan, PDF, kontering och eventuell inköpsorder

7. Attestanten godkänner, avvisar eller vidarebefordrar fakturan

8. Resultatet skickas tillbaka till Tripletex

Observera: Leverantörer och anställda måste vara kopplade mellan Telaris och Tripletex innan attesteringsuppgifter kan skapas korrekt.

Import av leverantörsfakturor

Leverantörsfakturor importeras från Tripletex till Telaris automatiskt.

Import sker främst via webhook i realtid när en leverantörsfaktura skapas eller uppdateras i Tripletex. Dessutom körs ett dagligt bakgrundsjobb som skyddsnät om webhooken inte har fångat upp fakturan.

Följande information importeras:

• Fakturanummer

• Leverantör

• Belopp

• Förfallodatum

• Attesteringslista

• Konteringsinformation
  
  

Alla leverantörsfakturor som läggs till för attestering i Tripletex importeras till Telaris, så länge leverantören finns i Telaris och är kopplad via en integrationsreferens.

OBS: Leverantörsfakturor för leverantörer som inte finns eller inte är kopplade i Telaris importeras inte.

Attesteringsuppgifter i Telaris

För varje person som väntar på att attestera en faktura skapar Telaris en attesteringsuppgift.

Uppgiften visas i användarens uppgiftslista och är kopplad till leverantörsfakturan.

Tripletex attesteringsflöde bestämmer vem som ska attestera. Telaris skapar en uppgift per attestant som väntar på behandling.

När en attestant behandlar fakturan markeras uppgiften som slutförd. Om fakturan raderas eller annulleras i Tripletex markeras uppgiften som inte aktuell.

OBS: Om en attestant inte är kopplad till personal i Telaris skapas ingen attesteringsuppgift för den personen.

Godkänn, avvisa eller vidarebefordra

När attestanten öppnar leverantörsfakturan i Telaris kan fakturan behandlas i attesteringsdialogen.

Dialogen har tre åtgärder:

• Godkänn:Användaren godkänner fakturan. En kommentar är valfri.

• Avvisa:Användaren avvisar fakturan. En kommentar krävs.

• Lägg till mottagare:Användaren vidarebefordrar fakturan till en ny attestant.
  
  

Vid godkännande skickas inte nödvändigtvis resultatet till Tripletex omedelbart. Först när alla attestanter i Telaris har godkänt skickas ett samlat godkännande tillbaka till Tripletex.

Vid avvisning skickas avslaget till Tripletex omedelbart tillsammans med kommentaren.

Vid vidarebefordran läggs en ny attestant till i Tripletex och i Telaris. Användaren kan också välja att ta bort sig själv från attesteringslistan.

OBS: En kommentar krävs vid avvisning. Utan en kommentar kan fakturan inte avvisas.

PDF-visning och tidslinje

Faktura-PDF från Tripletex visas direkt i sidopanelen i Telaris.

PDF:en hämtas från Tripletex vid första visningen och lagras lokalt i Telaris för snabbare åtkomst senare. Visningen stöder zoom, anpassa till sida, rotering och nedladdning.

Sidopanelen visar också en tidslinje för leverantörsfakturan.

Tidslinjen kan visa:

• Godkännande, avvisning och vidarebefordran utförda i Telaris

• Kommentarer från attestanter i Telaris

• Statusändringar från Tripletex

• Kopplingar mot inköpsorder

Koppling mot inköpsorder

Leverantörsfakturor kan kopplas till en eller flera inköpsorder direkt från sidopanelen i Telaris.

Inköpsorder visas i en sökbar tabell, och attestanten kan kryssa för de relevanta ordrarna. Kopplingen loggas i tidslinjen.

Attesteringsknappen visar olika text beroende på om fakturan är kopplad till inköp:

• Attestera u/ inköp...visas när ingen inköpsorder är kopplad

• Attestera...visas när minst en inköpsorder är kopplad
  
  

Båda knapparna öppnar samma attesteringsdialog.

Tips: Använd kopplingen mot inköpsorder för att dokumentera att fakturan hör till rätt inköp innan den attesteras.

Tripletex – Leverantörsfakturagodkännande – Felsökning

Om leverantörsfakturor inte importeras eller inte kan attesteras beror det vanligtvis på en saknad leverantörskoppling, saknad personalkoppling eller fel i attesteringsflödet i Tripletex.

• «Failed to approve the invoice»– Tripletex avvisade godkännandet. Kontrollera att fakturan fortfarande väntar på attestering.

• «Failed to reject the invoice»– Tripletex avvisade avslaget. Kontrollera status på fakturan i Tripletex.

• «Failed to add new recipient in Tripletex»– vidarebefordran misslyckades. Kontrollera att mottagaren är kopplad mellan Telaris och Tripletex.

• «You need to write a comment in order to deny»– en kommentar saknas vid avvisning.

• «You are not in the approver-list»– användaren är inte attestant för fakturan.

• «The supplier invoice was not found»– leverantörsfakturan finns inte i Telaris.

• «The approval task was not found»– uppgiften finns inte, är slutförd eller inte längre aktuell.

• «The Supplier Invoice Source is unknown or disabled»– integrationen eller modulen är inte aktiv.
  
  

Kontrollera alltid:

• Att Tripletex API-integrationen är aktiv

• Att Module: Invoice Approval är aktiverad

• Att leverantören finns i Telaris och är kopplad till Tripletex

• Att attestanten finns som personal i Telaris och är kopplad till Tripletex

• Att fakturan faktiskt ligger för attestering i Tripletex

• Att webhooks är aktiva

OBS: Telaris ersätter inte Tripletex attesteringsflöde. Flödet definieras i Tripletex, medan Telaris fungerar som arbetsyta för attestering.