Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning

Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning

Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning lar brukere attestere leverandørfakturaer fra Tripletex direkte i Telaris.

Modulen importerer leverandørfakturaer, oppretter attesteringsoppgaver, viser faktura-PDF og sender godkjenning, avvisning eller videresending tilbake til Tripletex.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning
• Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning – Introduksjon og oppsett
• Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning – Gjennomgang av attesteringsflyt
  • Import av leverandørfakturaer
  • Attesteringsoppgaver i Telaris
  • Godkjenn, avvis eller videresend
  • PDF-visning og tidslinje
  • Kobling mot innkjøpsordre
• Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning – Feilsøking og vanlige feil

Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning – Introduksjon og oppsett

Leverandørfakturagodkjenning brukes når leverandørfakturaer registreres i Tripletex, men skal attesteres av brukere som jobber i Telaris.

Attestering betyr å kontrollere og bekrefte at en leverandørfaktura er korrekt før den går videre til betaling. Dette kan for eksempel være kontroll av leveranse, beløp, kontering, prosjekt eller innkjøpsordre.

I Telaris brukes begrepet attestering om hele prosessen. Inne i attesteringsdialogen velger brukeren mellom handlingene Godkjenn, Avvis eller Legg til mottaker.

For at modulen skal fungere må følgende være på plass:

• Tripletex API-integrasjonen må være aktiv og installert

• Module: Invoice Approval må være aktivert i Tripletex API-integrasjonen

• Leverandører må være synkronisert mellom Telaris og Tripletex

• Attestanter må være koblet mellom personell i Telaris og ansatte i Tripletex

• Attesteringsflyt må være konfigurert i Tripletex
  
  
  
  

Tips: Attesteringsflyten styres i Tripletex. Telaris viser og behandler oppgavene, men bestemmer ikke hvem som skal attestere eller i hvilken rekkefølge.

Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning – Gjennomgang av attesteringsflyt

Når en leverandørfaktura legges til attestering i Tripletex, importeres den automatisk til Telaris. Der opprettes det attesteringsoppgaver for brukerne som skal behandle fakturaen.

Typisk flyt:

1. Leverandørfaktura registreres i Tripletex

2. Fakturaen legges til attestering i Tripletex

3. Tripletex sender webhook til Telaris

4. Telaris importerer fakturaen og oppretter attesteringsoppgaver

5. Attestant åpner oppgaven i Telaris

6. Attestant kontrollerer faktura, PDF, kontering og eventuell innkjøpsordre

7. Attestant godkjenner, avviser eller videresender fakturaen

8. Resultatet sendes tilbake til Tripletex

Merk: Leverandører og ansatte må være koblet mellom Telaris og Tripletex før attesteringsoppgaver kan opprettes riktig.

Import av leverandørfakturaer

Leverandørfakturaer importeres fra Tripletex til Telaris automatisk.

Import skjer primært via webhook i sanntid når en leverandørfaktura opprettes eller oppdateres i Tripletex. I tillegg kjører en daglig bakgrunnsjobb som sikkerhetsnett dersom webhook ikke har fanget opp fakturaen.

Følgende informasjon importeres:

• Fakturanummer

• Leverandør

• Beløp

• Forfallsdato

• Attesteringsliste

• Konteringsinformasjon
  
  

Alle leverandørfakturaer som legges til attestering i Tripletex importeres til Telaris, så lenge leverandøren finnes i Telaris og er koblet via integrasjonsreferanse.

MERK: Leverandørfakturaer for leverandører som ikke finnes eller ikke er koblet i Telaris importeres ikke.

Attesteringsoppgaver i Telaris

For hver person som venter på å attestere en faktura, oppretter Telaris en attesteringsoppgave.

Oppgaven vises i brukerens oppgaveliste og er koblet til leverandørfakturaen.

Tripletex sin attesteringsflyt bestemmer hvem som skal attestere. Telaris oppretter én oppgave per attestant som venter på behandling.

Når en attestant behandler fakturaen, markeres oppgaven som fullført. Hvis fakturaen slettes eller annulleres i Tripletex, markeres oppgaven som ikke aktuell.

MERK: Hvis en attestant ikke er koblet til personell i Telaris, opprettes det ikke attesteringsoppgave for den personen.

Godkjenn, avvis eller videresend

Når attestanten åpner leverandørfakturaen i Telaris, kan fakturaen behandles i attesteringsdialogen.

Dialogen har tre handlinger:

• Godkjenn: Brukeren godkjenner fakturaen. Kommentar er valgfritt.

• Avvis: Brukeren avviser fakturaen. Kommentar er påkrevd.

• Legg til mottaker: Brukeren videresender fakturaen til en ny attestant.
  
  

Ved godkjenning sendes ikke nødvendigvis resultatet til Tripletex umiddelbart. Først når alle attestanter i Telaris har godkjent, sendes én samlet godkjenning tilbake til Tripletex.

Ved avvisning sendes avslaget til Tripletex umiddelbart sammen med kommentaren.

Ved videresending legges en ny attestant til i Tripletex og i Telaris. Brukeren kan også velge å fjerne seg selv fra attesteringslisten.

MERK: Kommentar er påkrevd ved avvisning. Uten kommentar kan ikke fakturaen avvises.

PDF-visning og tidslinje

Faktura-PDF fra Tripletex vises direkte i sidepanelet i Telaris.

PDF-en hentes fra Tripletex ved første visning og lagres lokalt i Telaris for raskere tilgang senere. Visningen støtter zoom, tilpass til side, rotering og nedlasting.

Sidepanelet viser også en tidslinje for leverandørfakturaen.

Tidslinjen kan vise:

• Godkjenning, avvisning og videresending utført i Telaris

• Kommentarer fra attestanter i Telaris

• Statusendringer fra Tripletex

• Koblinger mot innkjøpsordrer

Kobling mot innkjøpsordre

Leverandørfakturaer kan kobles til én eller flere innkjøpsordrer direkte fra sidepanelet i Telaris.

Innkjøpsordrer vises i en søkbar tabell, og attestanten kan hake av de relevante ordrene. Koblingen logges i tidslinjen.

Knappen for attestering viser forskjellig tekst avhengig av om fakturaen er koblet til innkjøp:

• Attester u/ innkjøp... vises når ingen innkjøpsordre er koblet

• Attester... vises når minst én innkjøpsordre er koblet
  
  

Begge knappene åpner samme attesteringsdialog.

Tips: Bruk kobling mot innkjøpsordre for å dokumentere at fakturaen hører til riktig innkjøp før den attesteres.

Tripletex – Leverandørfakturagodkjenning – Feilsøking

Hvis leverandørfakturaer ikke importeres eller ikke kan attesteres, skyldes det vanligvis manglende kobling av leverandør, manglende personalkobling eller feil i attesteringsflyten i Tripletex.

• «Failed to approve the invoice» – Tripletex avviste godkjenningen. Sjekk at fakturaen fortsatt venter på attestering.

• «Failed to reject the invoice» – Tripletex avviste avslaget. Sjekk status på fakturaen i Tripletex.

• «Failed to add new recipient in Tripletex» – videresending feilet. Sjekk at mottakeren er koblet mellom Telaris og Tripletex.

• «You need to write a comment in order to deny» – kommentar mangler ved avvisning.

• «You are not in the approver-list» – brukeren er ikke attestant for fakturaen.

• «The supplier invoice was not found» – leverandørfakturaen finnes ikke i Telaris.

• «The approval task was not found» – oppgaven finnes ikke, er fullført eller ikke lenger aktuell.

• «The Supplier Invoice Source is unknown or disabled» – integrasjonen eller modulen er ikke aktiv.
  
  

Kontroller alltid:

• At Tripletex API-integrasjonen er aktiv

• At Module: Invoice Approval er aktivert

• At leverandøren finnes i Telaris og er koblet til Tripletex

• At attestanten finnes som personell i Telaris og er koblet til Tripletex

• At fakturaen faktisk ligger til attestering i Tripletex

• At webhooks er aktive

MERK: Telaris erstatter ikke Tripletex sin attesteringsflyt. Flyten defineres i Tripletex, mens Telaris fungerer som arbeidsflate for attestering.