Dokumentbunter og sendelister
Når arbeidet i en pakke er ferdig, samles dokumentasjonen og sendes formelt til mottakeren. Denne veiledningen dekker dokumentbunter (samlet PDF) og sendelister (den formelle oversendelsen med sporing).
INNHOLDSFORTEGNELSE
- Dokumentbunter
- Hva er en sendeliste?
- Opplysninger på sendelisten
- Statusløpet
- Mottakerens tilgang
- Innholdet i oversendelsen
Dokumentbunter
Dokumentasjonen i en arbeidspakke kan settes sammen til én samlet PDF. Sammenstillingen kjøres som en bakgrunnsjobb, fordi en pakke kan inneholde svært mange skjemaer og filer. Du starter jobben og får dokumentet når det er klart, i stedet for å vente på at siden lastes ferdig.
Det finnes tilsvarende bunter for objekter, avvikspunkter, sendelister og for statusrapportene MCSI og CSRI. Hvilke bunter som er tilgjengelige, avhenger av arbeidspakketypen og oppsettet.
MERK: Ved store pakker er ikke bunten øyeblikkelig tilgjengelig. Du kan følge status på bakgrunnsjobben mens den bygges.
Hva er en sendeliste?
Sendelisten (transmittals) er den formelle oversendelsen av dokumentasjon til en mottaker. Den opprettes fra arbeidspakken og er dokumentet som sier hva som ble sendt, av hvem, når og i hvilken revisjon.
MERK: Sendelister krever en egen tilleggslisens som må aktiveres av Telaris.
Opplysninger på sendelisten
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Referansenummer | Sendelistens eget nummer, som partene refererer til |
| Revisjon og revisjonsdato | Hvilken utgave av oversendelsen dette er |
| Utstedelsesgrunn | Hvorfor oversendelsen sendes – for godkjenning, til informasjon, som endring |
| Mottaker | Kunde, kontaktperson og e-postadresse, med mulighet for kopimottaker |
| Svaradresse | Hvem mottakeren skal svare til |
| Forberedt, kontrollert og godkjent av | De tre rollene som står bak oversendelsen |
| Ansvarlig | Den som eier oversendelsen internt |
| Frist | Når mottakeren forventes å ha svart |
| Beskrivelse | Hva oversendelsen gjelder |
Statusløpet
| Status | Betydning |
|---|---|
| Ny | Under arbeid, ikke klar til å sendes |
| Klar | Ferdigstilt og klar for utsendelse |
| Sendt | Sendt til mottakeren |
| Åpnet | Mottakeren har åpnet oversendelsen |
| Akseptert | Mottakeren har bekreftet mottak |
| Lukket | Saken er avsluttet |
Hvert trinn tidfestes, og systemet registrerer i tillegg IP-adressen ved åpning og aksept. Det gir en sporbarhet som holder i en diskusjon om hva som faktisk ble sendt og mottatt.
MERK: En lukket sendeliste kan ikke settes tilbake til en tidligere status. Skal noe endres etter at oversendelsen er sendt eller lukket, oppretter du en ny revisjon.
Mottakerens tilgang
Mottakeren trenger ikke brukerkonto i Telaris. Oversendelsen åpnes gjennom en egen lenke, beskyttet med passord, og mottakeren ser bare dokumentasjonen som hører til – ikke resten av systemet. Åpningen registreres automatisk, og aksepten gjøres av mottakeren selv.
Innholdet i oversendelsen
Oppgavene og sjekklistene i oversendelsen kan grupperes, enten per objekt eller etter oppgavenavn, avhengig av hva som gir best oversikt for mottakeren. Fremdriften vises vektet, på samme måte som ellers.
Var denne artikkelen nyttig?
Så bra!
Takk for din tilbakemelding
Beklager at vi ikke kunne være mer til hjelp
Takk for din tilbakemelding
Tilbakemeldingen er sendt inn
Vi setter pris på tilbakemeldingen din og vil prøve å rette på artikkelen