Hva er arbeidspakker?

Hva er arbeidspakker?

En arbeidspakke er en avgrenset leveranse: et sett med objekter, oppgaver og dokumentasjon som hører sammen og skal ferdigstilles og overleveres samlet. Det kan være et rom, et system, en etasje, en delleveranse eller et ferdigstillingsområde.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Hva er en arbeidspakke?
• Hvilke utfordringer løser modulen?
• Funksjonell oversikt
• Typisk arbeidsflyt
• Samspill med andre moduler
• Arbeidspakke, avvikspunkt og sak
• Viktige begreper

Hva er en arbeidspakke?

Uten arbeidspakker må den som skal overlevere finne frem objektene, kontrollere at sjekklistene er fylt ut, samle filene og sette sammen dokumentasjonen manuelt. Med arbeidspakker er koblingen laget på forhånd, og både fremdriften og dokumentasjonen kan hentes ut på pakkenivå.

Siste ledd i kjeden er sendelisten – det formelle oversendelsesbrevet som følger dokumentasjonen ut til mottakeren, med referansenummer, revisjon, signaturer og sporing av når den ble åpnet og akseptert.

MERK: Arbeidspakker forutsetter at objektene og sjekklistene deres allerede er i drift. Modulen krever lisens som må aktiveres av Telaris; sendelister krever i tillegg en egen lisens.

Hvilke utfordringer løser modulen?

Typiske problemer arbeidspakkene adresserer:

• Uklart hva som gjenstår før en avgrenset del av leveransen er ferdig
• Dokumentasjon som må samles inn manuelt fra mange objekter ved overlevering
• Ingen felles oversikt over fremdriften i et område eller et system
• Overleveringer som sendes på e-post uten spor av hva som ble sendt når
• Uenighet med oppdragsgiver om hvilken revisjon som er mottatt
• Manglende oversikt over hvilke avvik som ligger inne i en pakke
  
  

Arbeidspakkene løser dette ved å:

• samle objektene, oppgavene og dokumentasjonen som hører til leveransen
• vise fremdriften på pakkenivå i stedet for objekt for objekt
• bygge ferdige dokumentbunter automatisk
• sende dokumentasjonen som en formell sendeliste med referansenummer og revisjon
• registrere når mottakeren åpnet og aksepterte oversendelsen
• vise avvikspunktene som ligger inne i pakken

Funksjonell oversikt

Typisk arbeidsflyt

1. Opprett arbeidspakken med type, kunde og system
2. Legg til objektene leveransen omfatter
3. Følg oppgavene og sjekklistene på objektene mens arbeidet pågår
4. Rydd opp i avvikspunktene som er registrert i pakken
5. Signer pakken når arbeidet er ferdig
6. Bygg dokumentbunten
7. Opprett sendelisten, fyll inn mottaker og utstedelsesgrunn, og send
8. Følg med på når mottakeren åpner og aksepterer

Samspill med andre moduler

• Objekter – objektene pakken samler
• Objekter – rapporter og sjekklister – dokumentasjonen som skal med
• Punchlister – avvikspunktene i pakken
• Prosjekter – prosjektet pakken hører til
• Oppgaver – oppgavene i pakken
• Ordre – ordrekobling mot arbeidspakken
• Kunder / leverandører – mottakeren av sendelisten

Arbeidspakke, avvikspunkt og sak

Arbeidspakker, avvikspunkter og saker er bygget på den samme grunnstrukturen i systemet. De skiller seg fra hverandre gjennom typen, ikke gjennom å være helt forskjellige ting. Derfor oppfører de seg likt på mange områder – alle har ansvarlig, status, prioritet, frist, filer, tidslinje og signaturer.

I daglig bruk er de likevel tre forskjellige verktøy: arbeidspakken avgrenser en leveranse, avvikspunktet er et funn som skal utbedres, og saken er en henvendelse som skal følges opp.

Viktige begreper