Vad är arbetspaket?

Vad är arbetspaket?

Ett arbetspaket är en avgränsad leverans: en uppsättning objekt, uppgifter och dokumentation som hör ihop och ska färdigställas och överlämnas samlat. Det kan vara ett rum, ett system, en våning, en delleverans eller ett färdigställandeområde.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Vad är ett arbetspaket?
• Vilka utmaningar löser modulen?
• Funktionell översikt
• Typiskt arbetsflöde
• Samspel med andra moduler
• Arbetspaket, avvikelsepunkt och ärende
• Viktiga begrepp

Vad är ett arbetspaket?

Utan arbetspaket måste den som ska överlämna leta fram objekten, kontrollera att checklistorna är ifyllda, samla filerna och sätta ihop dokumentationen manuellt. Med arbetspaket är kopplingen gjord i förväg, och både framdriften och dokumentationen kan hämtas ut på paketnivå.

Sista ledet i kedjan är sändlistan – det formella översändningsbrevet som följer dokumentationen ut till mottagaren, med referensnummer, revision, signaturer och spårning av när den öppnades och accepterades.

OBS: Arbetspaket förutsätter att objekten och deras checklistor redan är i drift. Modulen kräver en licens som måste aktiveras av Telaris; sändlistor kräver dessutom en egen licens.

Vilka utmaningar löser modulen?

Typiska problem som arbetspaket adresserar:

• Oklart vad som återstår innan en avgränsad del av leveransen är klar
• Dokumentation som måste samlas in manuellt från många objekt vid överlämning
• Ingen gemensam översikt över framdriften i ett område eller ett system
• Överlämningar som skickas via e-post utan spår av vad som skickades när
• Oenighet med uppdragsgivaren om vilken revision som mottagits
• Bristande översikt över vilka avvikelser som ligger i ett paket
  
  

Arbetspaket löser detta genom att:

• samla objekten, uppgifterna och dokumentationen som hör till leveransen
• visa framdriften på paketnivå i stället för objekt för objekt
• bygga färdiga dokumentbuntar automatiskt
• skicka dokumentationen som en formell sändlista med referensnummer och revision
• registrera när mottagaren öppnade och accepterade översändningen
• visa avvikelsepunkterna som ligger i paketet

Funktionell översikt

Typiskt arbetsflöde

1. Skapa arbetspaketet med typ, kund och system
2. Lägg till objekten som leveransen omfattar
3. Följ uppgifterna och checklistorna på objekten medan arbetet pågår
4. Rensa upp i avvikelsepunkterna som registrerats i paketet
5. Signera paketet när arbetet är klart
6. Bygg dokumentbunten
7. Skapa sändlistan, fyll i mottagare och utfärdandeorsak, och skicka
8. Följ med på när mottagaren öppnar och accepterar

Samspel med andra moduler

• Objekt – objekten som paketet samlar
• Objekt – rapporter och checklistor – dokumentationen som ska med
• Punchlistor – avvikelsepunkterna i paketet
• Projekt – projektet paketet hör till
• Uppgifter – uppgifterna i paketet
• Order – orderkoppling mot arbetspaketet
• Kunder / leverantörer – mottagaren av sändlistan

Arbetspaket, avvikelsepunkt och ärende

Arbetspaket, avvikelsepunkter och ärenden är byggda på samma grundstruktur i systemet. De skiljer sig från varandra genom typen, inte genom att vara helt olika saker. Därför beter de sig lika på många områden – alla har ansvarig, status, prioritet, tidsfrist, filer, tidslinje och signaturer.

I daglig användning är de ändå tre olika verktyg: arbetspaketet avgränsar en leverans, avvikelsepunkten är ett fynd som ska åtgärdas, och ärendet är en förfrågan som ska följas upp.

Viktiga begrepp