Dokumentbuntar och sändlistor

När arbetet i ett paket är klart samlas dokumentationen och skickas formellt till mottagaren. Den här vägledningen täcker dokumentbuntar (samlad PDF) och sändlistor (den formella översändningen med spårning).

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Dokumentbuntar
Vad är en sändlista?
Uppgifter på sändlistan
Statusförloppet
Mottagarens åtkomst
Innehållet i översändningen

Dokumentbuntar

Dokumentationen i ett arbetspaket kan sättas ihop till en samlad PDF. Sammanställningen körs som ett bakgrundsjobb, eftersom ett paket kan innehålla väldigt många blanketter och filer. Du startar jobbet och får dokumentet när det är klart, i stället för att vänta på att sidan laddas färdigt.

Det finns motsvarande buntar för objekt, avvikelsepunkter, sändlistor och för statusrapporterna MCSI och CSRI. Vilka buntar som är tillgängliga beror på arbetspakettypen och konfigurationen.

OBS: Vid stora paket är bunten inte omedelbart tillgänglig. Du kan följa status på bakgrundsjobbet medan den byggs.

Vad är en sändlista?

Sändlistan (transmittals) är den formella översändningen av dokumentation till en mottagare. Den skapas från arbetspaketet och är dokumentet som säger vad som skickades, av vem, när och i vilken revision.

OBS: Sändlistor kräver en egen tilläggslicens som måste aktiveras av Telaris.

Uppgifter på sändlistan

Fält	Beskrivning
Referensnummer	Sändlistans eget nummer, som parterna refererar till
Revision och revisionsdatum	Vilken utgåva av översändningen detta är
Utfärdandeorsak	Varför översändningen skickas – för godkännande, för information, som ändring
Mottagare	Kund, kontaktperson och e-postadress, med möjlighet till kopiemottagare
Svarsadress	Vem mottagaren ska svara till
Förberedd, kontrollerad och godkänd av	De tre rollerna som står bakom översändningen
Ansvarig	Den som äger översändningen internt
Tidsfrist	När mottagaren förväntas ha svarat
Beskrivning	Vad översändningen gäller

Statusförloppet

Status	Betydelse
Ny	Under arbete, inte klar att skickas
Klar	Färdigställd och klar för utskick
Skickad	Skickad till mottagaren
Öppnad	Mottagaren har öppnat översändningen
Accepterad	Mottagaren har bekräftat mottagande
Stängd	Ärendet är avslutat

Varje steg tidsstämplas, och systemet registrerar dessutom IP-adressen vid öppning och accept. Det ger en spårbarhet som håller i en diskussion om vad som faktiskt skickades och mottogs.

OBS: En stängd sändlista kan inte sättas tillbaka till en tidigare status. Ska något ändras efter att översändningen skickats eller stängts, skapar du en ny revision.

Mottagarens åtkomst

Mottagaren behöver inget användarkonto i Telaris. Översändningen öppnas genom en egen länk, skyddad med lösenord, och mottagaren ser bara dokumentationen som hör till – inte resten av systemet. Öppningen registreras automatiskt, och accepten görs av mottagaren själv.

Innehållet i översändningen

Uppgifterna och checklistorna i översändningen kan grupperas, antingen per objekt eller efter uppgiftsnamn, beroende på vad som ger bäst översikt för mottagaren. Framdriften visas viktad, på samma sätt som annars.

Senaste sökningar

Dokumentbuntar och sändlistor