Hva er ABAX-integrasjonen?

Hva er ABAX-integrasjonen?

ABAX-integrasjonen kobler Telaris til ABAX sin skybaserte kjørelogg. Yrkesreiser importeres automatisk og gjøres tilgjengelige som ordrelinjer, slik at kjøregodtgjørelse og tilhørende utgifter (parkering, bom, ferge) kan faktureres direkte fra ordren. ABAX registrerer kjøreturer via GPS-enheter i kjøretøyet. Telaris henter kun data fra ABAX – ingenting sendes tilbake, og private turer importeres ikke.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Hensikt
• Hva modulen løser
• Funksjonell oversikt
• Dataflyt
• Typisk arbeidsflyt
• Samspill med andre moduler
• Viktige begreper

Hensikt

Målet med modulen er at yrkesreiser og tilhørende utgifter kommer automatisk inn i Telaris og kan legges rett på en ordre for fakturering, uten manuell rapportering. Modulen dekker import av reiser, tilordning til ordrelinjer, og administrasjon av sjåfører og kjøretøy.

Hva modulen løser

Uten integrasjonen oppstår typisk disse utfordringene:

• Ansatte må rapportere kjøreturer og utgifter manuelt – tidkrevende og feilutsatt.
• Kjøregodtgjørelse faktureres sent eller glemmes fordi dataene ikke finnes i ordresystemet.
• Vanskelig å dokumentere yrkesreiser for skatt og intern kontroll.
• Ingen systematisk kobling mellom kjøretøy, sjåfør og ordre.
  
  

Modulen løser dette ved å:

• automatisk importere yrkesreiser fra ABAX med avgangssted, ankomststed, distanse og varighet
• samle opp tilhørende utgifter (parkering, bom, ferge) per tur
• la ordrebehandleren legge reiser rett inn som ordrelinjer med ett klikk fra kjørelogg-fanen
• koble kjøretøy (via objekter) og sjåfører (via personell) til reiser og ordrer
• gi oversikt over alle tilgjengelige reiser direkte i ordreredigeringen

Funksjonell oversikt

Dataflyt

Kjøreturer (yrkesreiser), utgifter, sjåføroversikt og kjøretøyoversikt går fra ABAX til Telaris. Telaris sender ingen data tilbake til ABAX.

MERK: Personvernansvaret for GPS- og kjøredata ligger hos kunden, ikke hos Telaris. Se oppsett-artikkelen for hvordan samtykke håndteres.

Typisk arbeidsflyt

1. ABAX registrerer kjøreturer automatisk via GPS-enheten i kjøretøyet.
2. Telaris importerer yrkesreiser fra ABAX (automatisk hver time, eller manuelt når kjørelogg-fanen åpnes). Private turer hoppes over.
3. Ordrebehandleren åpner en ordre og går til fanen Kjørelogg.
4. Tilgjengelige reiser vises med detaljer (kjøretøy, sjåfør, strekning, distanse, utgifter).
5. Ordrebehandleren klikker «Legg til i orderen» for å opprette ordrelinjer.
6. Reisen kan deretter markeres som fullført eller fjernes fra listen.

Samspill med andre moduler

• Ordre: kjørelogg-fanen er en del av ordreredigeringen. Reiser blir ordrelinjer og følger standard ordreflyt og fakturering.
• Personell: sjåfører i ABAX kobles til personell i Telaris. Sjåfører uten kobling får ikke reiser importert.
• Objekter: kjøretøy i ABAX kobles til objekter i Telaris via skiltnummer. Objektet kobles automatisk til ordren når en reise legges til.
• Produkter: to produkter konfigureres – ett for kjørelengde (pris per km) og ett for utgifter.

Viktige begreper