Vad är ABAX-integrationen?

Vad är ABAX-integrationen?

ABAX-integrationen kopplar Telaris till ABAX:s molnbaserade körjournal. Tjänsteresor importeras automatiskt och görs tillgängliga som orderrader, så att milersättning och tillhörande utgifter (parkering, vägtull, färja) kan faktureras direkt från ordern. ABAX registrerar resor via GPS-enheter i fordonet. Telaris hämtar endast data från ABAX – inget skickas tillbaka, och privata resor importeras inte.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Syfte
• Vad modulen löser
• Funktionell översikt
• Dataflöde
• Typiskt arbetsflöde
• Samspel med andra moduler
• Viktiga begrepp

Syfte

Målet med modulen är att tjänsteresor och tillhörande utgifter kommer in i Telaris automatiskt och kan läggas direkt på en order för fakturering, utan manuell rapportering. Modulen täcker import av resor, tilldelning till orderrader, och administration av förare och fordon.

Vad modulen löser

Utan integrationen uppstår vanligtvis dessa utmaningar:

• Anställda måste rapportera resor och utgifter manuellt – tidskrävande och felbenäget.
• Milersättning faktureras sent eller glöms bort eftersom data inte finns i ordersystemet.
• Svårt att dokumentera tjänsteresor för skatt och intern kontroll.
• Ingen systematisk koppling mellan fordon, förare och order.
  
  

Modulen löser detta genom att:

• automatiskt importera tjänsteresor från ABAX med avreseplats, ankomstplats, distans och varaktighet
• samla tillhörande utgifter (parkering, vägtull, färja) per resa
• låta orderhanteraren lägga in resor direkt som orderrader med ett klick från körjournalfliken
• koppla fordon (via objekt) och förare (via personal) till resor och order
• ge en översikt över alla tillgängliga resor direkt i orderredigeringen

Funktionell översikt

Dataflöde

Resor (tjänsteresor), utgifter, föraröversikt och fordonsöversikt går från ABAX till Telaris. Telaris skickar ingen data tillbaka till ABAX.

OBS: Personuppgiftsansvaret för GPS- och kördata ligger hos kunden, inte hos Telaris. Se konfigurationsartikeln för hur samtycke hanteras.

Typiskt arbetsflöde

1. ABAX registrerar resor automatiskt via GPS-enheten i fordonet.
2. Telaris importerar tjänsteresor från ABAX (automatiskt varje timme, eller manuellt när körjournalfliken öppnas). Privata resor hoppas över.
3. Orderhanteraren öppnar en order och går till fliken Körjournal.
4. Tillgängliga resor visas med detaljer (fordon, förare, sträcka, distans, utgifter).
5. Orderhanteraren klickar «Lägg till i ordern» för att skapa orderrader.
6. Resan kan sedan markeras som slutförd eller tas bort från listan.

Samspel med andra moduler

• Order: körjournalfliken är en del av orderredigeringen. Resor blir orderrader och följer standardorderflödet och faktureringen.
• Personal: förare i ABAX kopplas till personal i Telaris. Förare utan koppling får inte resor importerade.
• Objekt: fordon i ABAX kopplas till objekt i Telaris via registreringsnummer. Objektet kopplas automatiskt till ordern när en resa läggs till.
• Produkter: två produkter konfigureras – en för körsträcka (pris per km) och en för utgifter.

Viktiga begrepp