Så fungerar orderimporten

Så fungerar orderimporten

Den här vägledningen beskriver hur Order Drop API behandlar en order från att den kommer in tills den ligger klar i Telaris – autentisering, kundhantering, produktkoppling, orderskapande och inställningarna som styr beteendet.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Autentisering
• Kundhantering
• Produktkoppling
• Orderskapande
• Frigöring av orderrader
• Dubblettkontroll
• E-postavisering
• Inställningar
• Avvikelser vid användning genom Telaris Connect

Autentisering

Alla anrop till Order Drop API kräver en giltig åtkomstnyckel. Nyckeln skickas antingen som ett Bearer-token i auktoriseringshuvudet eller som en åtkomstparameter i förfrågan. Utan giltig nyckel avvisas anropet.

API-användare skapas av systemadministratören och har sin egen åtkomstnyckel som inte upphör att gälla.

Tips: Hur du skapar en API-användare och hämtar åtkomstnyckeln beskrivs i artikeln «Skapa API-användare».

Kundhantering

När en order tas emot försöker API:et hitta en befintlig kund i Telaris. Uppslaget sker i en fast prioritetsordning, och systemet använder det första fältet som finns i den inskickade datan:

Om kunden inte finns: API:et skapar kunden automatiskt med namn, adress, e-post och telefon från den inskickade datan. Den nya kunden märks med en tagg (till exempel «orderdrop») så att den är spårbar i kundsökningen. Kundtypen sätts till «företag» om företagsnamn har angetts, annars «privatperson».

Om kunden är raderad: API:et återskapar den raderade kunden och uppdaterar uppgifterna.

OBS: Med inställningen «Avvisa saknad kund» aktiverad skapas inga nya kunder – ordern avvisas i stället. Används när alla kunder ska finnas i Telaris innan de kan lägga order.

Produktkoppling

Varje orderrad kopplas till en produkt i Telaris via ett av tre fält:

Systemet provar alltid fälten i fast ordning – produktnummer, sedan SKU, sedan produkt-OID – oavsett ordningen i den inskickade datan. Om flera fält anges på samma rad och flera ger träff, är det den sista träffen som blir kvar.

Finns produkten kopplas raden och hämtar pris, varubeskrivning och annan produktinformation. Finns den inte läggs raden till med endast text och pris från den inskickade datan – utan produktkoppling.

OBS: Med «Avvisa saknad produkt» aktiverad raderas hela ordern och API:et returnerar fel om en produkt inte finns. Då måste alla angivna produktidentifierare på en rad ge träff – om både produktnummer och SKU skickats in och bara det ena finns, avvisas hela ordern.

Orderskapande

När kund och produkter är identifierade skapas ordern:

1. Ordern skapas med status «öppen»
2. Ansvarig person sätts från kundens kontaktperson (key account) om den finns, men åsidosätts av ansvarig-fältet i den inskickade datan när det anges
   
   
3. Lager sätts från kundens standardlager om det finns, men åsidosätts av lagerfältet i den inskickade datan när det anges
   
   
4. Referensnummer sätts som standard från ordernumret i det externa systemet. Den inskickade datan kan åsidosätta både vilket fält referensnumret hämtas från, och själva ordernumret i Telaris
   
   
5. Avdelning sätts från avdelningen för den ansvariga personen i den inskickade datan, men åsidosätts av avdelningsfältet när det anges. Avdelning sätts inte automatiskt när ansvarig kommer från kundens key account
   
   
6. Rabattgrupp och orderstatus sätts från den inskickade datan om angivet. Orderstatus godtar både en egendefinierad status från statuskonfigurationen och en av systemets fasta statusar
   
   
7. Orderrader läggs till med antal, pris, rabatt och moms
   
   
8. Betalningsinformation (gateway, belopp) lagras som anteckning i orderbeskrivningen
   
   
9. Leveransadressen lagras antingen som fritext i orderbeskrivningen eller som ett eget adressobjekt, beroende på inställning

Frigöring av orderrader

Efter att alla rader har lagts till frigörs de automatiskt – de markeras som klara för plockning och lagerhantering. Därmed är ordern klar för vidare behandling omedelbart efter import.

Den inskickade datan kan innehålla en flagga som inaktiverar frigöringen. Då förblir raderna i status «inte frigjord» och måste frigöras manuellt i ordervyn.

Dubblettkontroll

Den inskickade datan kan innehålla en källreferens och en flagga för dubblettkontroll. När dubblettkontroll är aktiverad kontrollerar API:et om det redan finns en order med samma källreferens. Finns den avvisas den nya med ett felmeddelande. Detta hindrar att samma order importeras flera gånger.

E-postavisering

Om en e-postadress är konfigurerad för avisering skickas ett meddelande varje gång en order skapas via API:et. Meddelandet innehåller ordernumret och en direktlänk till ordern i Telaris.

Inställningar

Order Drop API styrs av fyra systeminställningar. Dessa har inga egna fält i administrationsgränssnittet – de läggs in som tekniska nyckel/värde-par. Kontakta Telaris för aktivering

OBS: Standardvärdena ovan är systemets inbyggda beteende när nyckeln inte är inlagd – det finns inget förifyllt värde i konfigurationen.

Avvikelser vid användning genom Telaris Connect

Telaris Connect använder samma ordermottagning, men med egen slutpunkt och egna regler:

• Autentisering – Connect använder OAuth-baserad åtkomst med order-scope, inte en vanlig API-nyckel
  
  
• Egen slutpunkt – order skickas till Connect-slutpunkten, inte den ordinarie Order Drop-slutpunkten
  
  
• Kunden är alltid den inloggade parten – kundinformation i den inskickade datan ignoreras, och ordern knyts till den autentiserade Connect-användaren
  
  
• Kunden måste finnas sedan tidigare – automatiskt kundskapande är avstängt för Connect-order, oavsett systeminställningen
  
  
• Leveransadressen lagras alltid strukturerad när adress finns med i den inskickade datan
  
  
• Svaret innehåller orderstatus – Connect får tillbaka ordernummer, status och orderrader, inte bara en bekräftelse
  
  

Till info: Avvikelserna gäller endast Connect-anrop. De ändrar inte systeminställningarna för ordinarie orderimport.