Slik fungerer ordreimporten

Slik fungerer ordreimporten

Denne veiledningen beskriver hvordan Order Drop API behandler en ordre fra den kommer inn til den ligger klar i Telaris – autentisering, kundehåndtering, produktkobling, ordreopprettelse og innstillingene som styrer oppførselen.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Autentisering
• Kundehåndtering
• Produktkobling
• Ordreopprettelse
• Frigivelse av ordrelinjer
• Duplikatsjekk
• E-postvarsling
• Innstillinger
• Avvik ved bruk gjennom Telaris Connect

Autentisering

Alle kall til Order Drop API krever en gyldig tilgangsnøkkel. Nøkkelen sendes enten som et Bearer-token i autorisasjonsheaderen eller som en tilgangsparameter i forespørselen. Uten gyldig nøkkel avvises kallet.

API-brukere opprettes av systemadministrator og har sin egen tilgangsnøkkel som ikke utløper.

Tips: Hvordan du oppretter en API-bruker og henter tilgangsnøkkelen er beskrevet i artikkelen «Opprette API-bruker».

Kundehåndtering

Når en ordre mottas, forsøker API-et å finne en eksisterende kunde i Telaris. Oppslaget skjer i en fast prioritetsrekkefølge, og systemet bruker det første feltet som finnes i den innsendte dataen:

Hvis kunden ikke finnes: API-et oppretter kunden automatisk med navn, adresse, e-post og telefon fra den innsendte dataen. Den nye kunden merkes med en tag (for eksempel «orderdrop») slik at den er sporbar i kundesøket. Kundetypen settes til «bedrift» hvis firmanavn er angitt, ellers «privatperson».

Hvis kunden er slettet: API-et gjenoppretter den slettede kunden og oppdaterer dataene.

MERK: Med innstillingen «Avvis manglende kunde» aktivert opprettes ikke nye kunder – ordren avvises i stedet. Brukes når alle kunder skal finnes i Telaris før de kan legge inn ordrer.

Produktkobling

Hver ordrelinje kobles til et produkt i Telaris via ett av tre felt:

Systemet prøver alltid feltene i fast rekkefølge – produktnummer, deretter SKU, deretter produkt-OID – uavhengig av rekkefølgen i den innsendte dataen. Er flere felt angitt på samme linje og flere gir treff, blir det siste treffet stående.

Finnes produktet, kobles linjen og henter pris, varebeskrivelse og annen produktinformasjon. Finnes det ikke, legges linjen til med kun tekst og pris fra den innsendte dataen – uten produktkobling.

MERK: Med «Avvis manglende produkt» aktivert slettes hele ordren og API-et returnerer feil dersom et produkt ikke finnes. Da må alle oppgitte produktidentifikatorer på en linje gi treff – er både produktnummer og SKU sendt inn og bare det ene finnes, avvises hele ordren.

Ordreopprettelse

Når kunde og produkter er identifisert, opprettes ordren:

1. Ordren opprettes med status «åpen»
2. Ansvarlig person settes fra kundens kontaktperson (key account) hvis den finnes, men overstyres av ansvarlig-feltet i den innsendte dataen når det er angitt
   
   
3. Lager settes fra kundens standardlager hvis det finnes, men overstyres av lagerfeltet i den innsendte dataen når det er angitt
   
   
4. Referansenummer settes som standard fra ordrenummeret i det eksterne systemet. Den innsendte dataen kan overstyre både hvilket felt referansenummeret hentes fra, og selve ordrenummeret i Telaris
   
   
5. Avdeling settes fra avdelingen til den ansvarlige personen i den innsendte dataen, men overstyres av avdelingsfeltet når det er angitt. Avdeling settes ikke automatisk når ansvarlig kommer fra kundens key account
   
   
6. Rabattgruppe og ordrestatus settes fra den innsendte dataen hvis angitt. Ordrestatus godtar både en egendefinert status fra statusoppsettet og en av systemets faste statuser
   
   
7. Ordrelinjer legges til med antall, pris, rabatt og MVA
   
   
8. Betalingsinformasjon (gateway, beløp) lagres som notat i ordrebeskrivelsen
   
   
9. Leveringsadresse lagres enten som fritekst i ordrebeskrivelsen eller som eget adresseobjekt, avhengig av innstilling

Frigivelse av ordrelinjer

Etter at alle linjer er lagt til, frigis de automatisk – de markeres som klare for plukking og lagerbehandling. Dermed er ordren klar for videre behandling umiddelbart etter import.

Den innsendte dataen kan inneholde et flagg som deaktiverer frigivelsen. Da forblir linjene i status «ikke frigitt» og må frigis manuelt i ordrevisningen.

Duplikatsjekk

Den innsendte dataen kan inneholde en kildereferanse og et flagg for duplikatsjekk. Når duplikatsjekk er aktivert, kontrollerer API-et om det allerede finnes en ordre med samme kildereferanse. Finnes den, avvises den nye med en feilmelding. Dette hindrer at samme ordre importeres flere ganger.

E-postvarsling

Er en e-postadresse konfigurert for varsling, sendes en melding hver gang en ordre opprettes via API-et. Meldingen inneholder ordrenummer og en direktelenke til ordren i Telaris.

Innstillinger

Order Drop API styres av fire systeminnstillinger. Disse har ingen egne felter i administrasjonsgrensesnittet – de legges inn som tekniske nøkkel/verdi-par. Kontakt Telaris for aktivering

MERK: Standardverdiene over er systemets innebygde oppførsel når nøkkelen ikke er lagt inn – det ligger ingen forhåndsutfylt verdi i oppsettet.

Avvik ved bruk gjennom Telaris Connect

Telaris Connect bruker samme ordremottak, men med eget endepunkt og egne regler:

• Autentisering – Connect bruker OAuth-basert tilgang med ordre-scope, ikke en vanlig API-nøkkel
  
  
• Eget endepunkt – ordrer sendes til Connect-endepunktet, ikke det ordinære Order Drop-endepunktet
  
  
• Kunden er alltid den innloggede parten – kundeinformasjon i den innsendte dataen ignoreres, og ordren knyttes til den autentiserte Connect-brukeren
  
  
• Kunden må finnes fra før – automatisk kundeoppretting er slått av for Connect-ordrer, uavhengig av systeminnstillingen
  
  
• Leveringsadresse lagres alltid strukturert når adresse er med i den innsendte dataen
  
  
• Svaret inneholder ordrestatus – Connect får tilbake ordrenummer, status og ordrelinjer, ikke bare en bekreftelse
  
  

Til info: Avvikene gjelder kun Connect-kall. De endrer ikke systeminnstillingene for ordinær ordreimport.