Tripletex – Prosjektsynkronisering

Tripletex – Prosjektsynkronisering

Tripletex – Prosjektsynkronisering eksporterer prosjekter fra Telaris til Tripletex og holder prosjektinformasjon oppdatert mellom systemene.

Modulen brukes for å sikre at prosjekter finnes i Tripletex for fakturering, lønn, regnskap og rapportering.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Tripletex – Prosjektsynkronisering
• Tripletex – Prosjektsynkronisering – Introduksjon og oppsett
• Tripletex – Prosjektsynkronisering – Gjennomgang av prosjektsynk
  • Hvordan prosjekter identifiseres
  • Automatisk opprettelse og oppdatering
  • Felt som synkroniseres
  • Intern og ekstern modus
  • Prosjekter og regnskapseksport
• Tripletex – Prosjektsynkronisering – Feilsøking

Tripletex – Prosjektsynkronisering – Introduksjon og oppsett

Prosjektsynkronisering brukes når prosjekter opprettes og vedlikeholdes i Telaris, men også skal finnes i Tripletex.

Synkroniseringen går kun én vei: Telaris → Tripletex.

Prosjekter opprettes og oppdateres fra Telaris. Endringer gjort direkte i Tripletex importeres ikke tilbake til Telaris.

For å bruke modulen må følgende være på plass:

• Tripletex API-integrasjonen må være aktiv og installert

• Module: Projectsync må være aktivert

• Objekttypen i Telaris må ha «Is Project» aktivert

• Ansatte og avdelinger bør være synkronisert mot Tripletex

Prosjektsynkronisering brukes sammen med:

• Tripletex – Regnskap

• Tripletex – Lønnseksport (Valgfritt)

• Ordremodulen

Tips: Prosjekter bør alltid opprettes i Telaris først. Opprettelse direkte i Tripletex kan føre til duplikater fordi systemet ikke matcher eksisterende prosjekter automatisk.

Tripletex – Prosjektsynkronisering – Gjennomgang av prosjektsynk

Prosjekter eksporteres automatisk fra Telaris til Tripletex når de lagres, oppdateres eller refereres fra ordre eller faktura.

Typisk arbeidsflyt:

1. Prosjekt opprettes i Telaris

2. Prosjektet eksporteres til Tripletex

3. Prosjektet får integrasjonsreferanse mellom systemene

4. Endringer i prosjektet synkroniseres videre til Tripletex

5. Fakturaer, bilag og lønn kan kobles til prosjektet i Tripletex

Når prosjektsynkronisering er aktiv, kan prosjekter inkluderes automatisk på fakturaer, bilag og lønnstransaksjoner som eksporteres til Tripletex.

Hvordan prosjekter identifiseres

Prosjekter i Telaris er objekter (Tags/individ) der objekttypen har avkrysningen Is Project aktivert.

Kun objekter med denne innstillingen behandles som prosjekter ved synkronisering til Tripletex.

For å konfigurere dette:

• Åpne objekttypen i Telaris

• Aktiver «Is Project»

• Lagre

Objekter uten denne innstillingen eksporteres ikke som prosjekter.

MERK: Prosjekter som allerede finnes i Tripletex kobles ikke automatisk mot prosjekter i Telaris.

Automatisk opprettelse og oppdatering

Prosjekter eksporteres til Tripletex på to måter:

• Ved lagring: eksisterende prosjekter oppdateres når de lagres i Telaris

• Ved referanse: prosjekter opprettes automatisk når de brukes på ordre eller faktura

Når et prosjekt allerede er koblet til Tripletex, sammenligner systemet lokale og eksterne felt og sender kun endrede verdier.

Hvis prosjektet ikke finnes i Tripletex, opprettes det automatisk.

Ordremodulen kan også trigge prosjektopprettelse automatisk når en ordre er knyttet til et prosjekt.

Tips: Prosjekter trenger ikke eksporteres manuelt. Systemet forsøker automatisk å opprette prosjekter ved første bruk.

Felt som synkroniseres

Følgende prosjektinformasjon synkroniseres mellom Telaris og Tripletex:

• Prosjektnummer

• Prosjektnavn

• Beskrivelse

• Kommentar

• Startdato

• Sluttdato

• Prosjektansvarlig

• Avdeling

• Kunde

Feltmappingen mellom systemene er forskjøvet:

• Navn i Telaris brukes som prosjektnummer i Tripletex

• Beskrivelse i Telaris brukes som prosjektnavn i Tripletex
  
  

Dette er bevisst fordi prosjektnummer lagres i navnefeltet i Telaris.

Ved eksport av prosjektansvarlig brukes fallback hvis den ansvarlige ikke finnes i Tripletex:

1. Prosjektets ansvarlige

2. Integrasjonens ansvarlige

3. API-token-eieren

MERK: Endringer gjort direkte i Tripletex synkroniseres ikke tilbake til Telaris.

Intern og ekstern modus

Prosjekter kan eksporteres som interne eller eksterne prosjekter i Tripletex.

Dette styres av innstillingen Export Mode i Tripletex-integrasjonen.

Mulige moduser:

• Intern: brukes for interne kostnadsprosjekter

• Ekstern: brukes for kundeprosjekter og fakturerbare prosjekter
  
  

Modusen brukes kun ved første eksport av prosjektet.

Eksisterende prosjekter beholder sin opprinnelige modus selv om innstillingen senere endres.

MERK: Export Mode påvirker kun nye prosjekter. Eksisterende prosjekter oppdateres ikke automatisk fra intern til ekstern eller omvendt.

Prosjekter og regnskapseksport

Når prosjektsynkronisering er aktiv, kan prosjekter inkluderes automatisk på:

• Fakturaer

• Bilag

• Lønnstransaksjoner
  
  

Ved regnskapseksport påvirker en lisens i Telaris hvordan prosjekter håndteres:

• Med lisens: prosjekter opprettes automatisk ved bilagseksport

• Uten lisens: kun eksisterende prosjektkoblinger brukes
  
  

Telaris må aktivere lisens, gjøres ofte i oppstartsfasen

Tips: Bruk prosjektsynkronisering sammen med regnskapseksport og lønnseksport for full prosjektsporing i Tripletex.

Tripletex – Prosjektsynkronisering – Feilsøking

Vanlige problemer ved prosjektsynkronisering skyldes som regel manglende prosjektkobling, prosjekter som allerede finnes i Tripletex, eller manglende prosjektkonfigurasjon i Telaris.

Vanlige feil:

• «Project is not found or deleted» – prosjektet finnes ikke eller er slettet i Telaris.

• «Export Project Error» – prosjektet kunne ikke opprettes i Tripletex. Vanlige årsaker er duplikat prosjektnummer eller manglende påkrevd felt.

Kontroller alltid:

• At Module: Projectsync er aktivert

• At objekttypen har «Is Project» aktivert

• At prosjektet finnes i Telaris

• At prosjektansvarlig er koblet til Tripletex

• At prosjektet ikke allerede finnes i Tripletex med samme nummer

Kjente begrensninger:

• Prosjekter synkroniseres kun én vei (Telaris → Tripletex)

• Det finnes ingen import av prosjekter fra Tripletex

• Eksisterende Tripletex-prosjekter kobles ikke automatisk

• Duplikater kan oppstå hvis samme prosjekt opprettes begge steder

• Prosjektbudsjetter og prosjektoppgaver synkroniseres ikke

MERK: Prosjektsynkronisering erstatter ikke prosjektstyringen i Tripletex. Modulen sørger kun for at prosjektinformasjon eksporteres og kan brukes i øvrige Tripletex-moduler.