Administrere varetelling

Kontroll på lageret begynner med en nøyaktig telling. I løpet av et år er det aktuelt å gjennomføre varetellinger. Denne brukerveiledningen gir en oversikt over hvordan du som telleansvarlig skal administrere varetelling. 

Det finnes to måter å telle på i Telaris;

1. Årstelling
2. Rullerende telling

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Administrere varetelling
• Årstelling
  • Når skal varetellingen gjennomføres
  • Korreksjonsdato
  • Perioden mellom korreksjonsdato og faktisk telledato
  • Administrere en årstelling
• Rullerende varetelling
  • Når skal varetellingen gjennomføres
  • Korreksjonsdato

Årstelling

Når skal varetellingen gjennomføres

Hovedregelen er at varelageret skal telles ved regnskapsårets slutt, noe som for de fleste betyr ved kalenderårets slutt. Dette er en telling som oftest omtales som en årstelling. Da er det et krav at absolutt alle varer skal telles. 

Korreksjonsdato

For den som administrerer og styrer varetellingen er det ønsket korreksjonsdato som blant annet kan legge føring for om dere skal gjennomføre en årstelling eller rullerende telling i Telaris. 
Altså at du som telleansvarlig ønsker at korreksjonsdato på lagerbeholdningen din i Telaris er ulik fra telledato. 

Korreksjonsdato settes pr varelager som er opprettet i Telaris. 

Av hensyn til standard lagerrapporter i systemet er det veldig viktig at telleansvarlig har et bevisst forhold til fastsettelse av korreksjonsdato. 
Det er korreksjonsdato som definerer hvilke utdata disse lagerrapportene gir på ønsket tidspunkt.

Det er valgt korreksjonsdato som blir gjeldende tidspunkt på lagerfanen inne på produktkortet, og i notatfeltet vil det være synlig hvor mange som ble telt på telledatoen, samt av hvem. 

Ved å benytte årstelling i Telaris har dere anledning til å korrigere lagerbeholdningen tilbake i tid fra telledato. 

For eksempel hvis dere teller 2. januar men ønsker korreksjonsdato 31.12 året før. Hvis dere da setter korreksjonsdato til 31.12 vil også lagerrapportene dere tar ut pr 31.12 vise utdata basert på varetellingen.  

Perioden mellom korreksjonsdato og faktisk telledato

Systemet håndterer hvis det har vært varebevegelse(innkjøp/salg) mellom korreksjonsdato og telledato. Dette betyr at du ikke skal ta stilling til det når du skal registere fysisk antall på telledato. 

Dere som teller skal kun telle det antallet dere faktisk har fysisk av varer på lager den dagen dere teller. 

Administrere en årstelling

I Telaris er lager definert av varelager og tilhørende lagerlokasjoner. Det betyr at et varelager kan bestå av flere lagerlokasjoner.

I Telaris er det admin-brukere som kan opprette nye varelager og følgelig tilgang til å administrerer en årstelling.

Det er her, i "administrer årstelling", vi har samlet alt vi mener er nødvendig for at telleansvarlig skal kunne gjennomføre en grundig, systematisk og effektiv årstelling i Telaris. I dette bildet vil telleansvarlig blant annet ha oversikt over:

1. Korreksjonsdato
2. Start og stopp årstelling
3. Progresjon på aktive tellinger
4. Kontrollrapport
   1. Både før, underveis og etter tellingen vil du har lagerliste tilgjengelig her
5. Siste opptellinger på varelager, inkl. rapport av avsluttede tellinger

Hvis du som er telleansvarlig vil starte å telle kan du bare trykke på aktuelt varelager, så kommer du rett til tellevindu. 

Det er mulig å gjennomføre både årstelling og rullerende telling samtidig i Telaris, men ikke på samme varelager. Det betyr at hvis du starter en årstelling på et varelager så låses dette til du stopper årstellingen. 

Eksempelvis at dere kjører årstelling på hovedlageret, men samtidig ønsker å gjennomføre rullerende telling på butikklageret. 

Vi har valgt å gi en vennlig påminnelse til admin-brukere helt til årstellingen er stoppet i systemet, dette for at det ikke skal skape utilsiktet feil med tanke på korrigeringer av telleresultater. Dette betyr at hvor enn dere navigerer i systemet vil dere som er admin-brukere i Telaris vil ha en beskjed øverst på skjermen om en pågående årstelling.

Dette er samtidig en snarvei som gjør at det enkelt å manøvrere til "administrer årstelling" for deg som er telleansvarlig. 

Rullerende varetelling

Hvis alle varene dine i Telaris er lagertsyrt samt du benytter komplett lagermodul i Telaris, altså innkjøp-varemottak-plukking-fakturering, så vil du ha et løpende lagerregnskap i systemet. 
Dette betyr at alle lagerbevegelser knyttet til varene blir registrert i systemet gjennom året. Ved en slik løsning vil du kunne benytte deg av rullerende varetelling.

Det er ytterligere krav til intern kontroll ved en rullerende varetelling. Vi anbefaler derfor at du tar kontakt med din regnskapsfører eller revisor om du er i tvil om du kan legge opp til rullerende varetelling. 

Når skal varetellingen gjennomføres

Ved rullerende varetelling telles varene fortløpende gjennom året. Tidspunkter for telling og inndelinger av hva som skal telles når, er noe dere selv må definere og ha kontroll på. 
Selv om tidspunkt for rullerende varetelling varierer fra årstelling, er det fremdeles et krav om at absolutt alle varer skal være omfattet av de tellingene som gjøres i løpet av året. 

Telling startet

Telledato under fanen "innstillinger" oppdaterer seg til en hver tid etter dagens dato. Det betyr at du må endre "telling startet" hvis du teller over flere dager og samtidig ønsker at varene du telte i går skal være markert som "opptelt".

Korreksjonsdato

Ved rullerende varetelling vil korreksjonsdato i systemet være lik som faktisk telledato. Det betyr at hvis du for eksempel teller 2. januar så blir dette også tidspunktet hvor lagerbeholdningen korrigeres i systemet.

Selv om dere benytter rullerende telling, anbefaler vi på et generelt grunnlag likevel at dere av og til kjører en fullstendig varetelling av samtlige varer. 

Veiledning: Forberedelser før varetelling i Telaris