E-postdialog

E-postdialog

Veiledning for universell e-postdialog

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Hensikt
• Funksjonalitet
  • E-postdetaljer
  • Filbehandling
  • Slå sammen filer
• Dokumenttyper og innstillinger
  • Filstørrelser

Hensikt

Oversiktlig kommunikasjon mot kunde, med kontroll på filer i alle ledd av ordreprosess

Funksjonalitet

E-postdialogen har flere løsninger som gjør det enkelt å sende ut mailer og dokumenter til kunder.

Dialogen er delt opp i to deler: E-postdetaljer og filbehandling

E-postdetaljer

Type

Vises kun på faktura. Valg for faktura eller purregebyr

Avsender

Valg for om avsender er innlogget bruker eller firma. Dette vises igjen hvis kunden svarer på e-posten.

Kopi

Sjekkboks for å sende en BCC til avsenderepostadressen

Til

Mottaker av e-posten. Førstevalget er kunden, nedtrekksmenyen viser kontaktpersoner på kunden, samt et valg for å legge inn en custom mottaker

BCC

Mulighet til å velge kontaktpersoner som skal motta en BCC

Emne

E-postens emne til mottaker. Autogenereres basert på innstillinger

Melding

Meldingen til mottakeren av e-posten

Filbehandling

E-postdialogen vil alltid vise øverste fil fra området man forsøker å sende e-post fra.

I eksempelet underskal det sendes ordrebekreftelse, derfor er det ordrebekreftelsen øverst.

I ordren er det lastet opp to filer, en med filtype Dokument, og en med filtype Image.

Disse vil vises som tilgjenglige under 'Ordre'

Man kan da slå opp nedtrekket for å markere filene man ønsker å ta med i e-posten

Ønsker man eksempelvis å ta med ordrebekreftelses PDF og sende Excellisten sammen som to vedlegg i ordre, markerer man begge og trykker send

Slå sammen filer

E-postdialogen har muligheten til å slå sammen filer til én enkelt fil, slik at man kun sender ett vedlegg til mottakeren.

For å utføre dette markerer man ønskede filer og markerer boksen som heter 'Slå sammen til én PDF'

Da får man valgene 'Slå sammen og send' og 'Slå sammen'.

'Slå sammen og send' vil umiddelbart slå sammen valgte filer og sende til mottakeren

'Slå sammen' vil slå sammen filene, men ikke sende e-posten før man trykker 'Send'

Tips: Excelfiler eller andre filtyper som ikke kan konverteres til PDF vil vise en varseltrekant for å markere at de ikke slås sammen med de andre filene

Dokumenttyper og innstillinger

I alle dokumenttyper som lages i Telaris kan man konfigurere om dokumenttypen skal været tillatt å sende fra valgte steder i Telaris. Man kan også velge at dokumenttypen alltid er valgt automatisk.

Det er også mulig å markere en dokumenttype som 'Admin Only'.

Dette vil gjøre at dokumentene ikke kan sendes på e-post fra e-postdiaogen

Filstørrelser

Ved for store filer i e-post vil Telaris først advare om filstørrelse, og dersom fil(ene) blir enda større, forhindre utsendelse.

Første varsel på filstørrelse skjer på <12,5 MB.

Hindring av utsendelse skjer på <30MB